更新時間：2024-10-23 10:32:08
系統軟件開發
453文檔，無論是電子文檔還是紙質文檔，都是任何業務的重要組成部分。有時，管理來自多個來源的業務信息可能是一項艱巨的任務。根據您的業務性質，捕獲、存儲和檢索紙質和電子文檔的文檔管理(DM) 解決方案可以為您的組織帶來許多關鍵優勢。
文件管理系統的好處有哪些？
1.減少存儲空間
企業財產成本不斷增加，存儲紙質文檔的成本也在增加。基于軟件的文檔管理解決方案(DMS) 可以減少對文件柜、文件箱和存儲箱的需求，對于任何企業來說都是寶貴的資產，可以釋放寶貴的辦公空間。必須以硬拷貝形式保存的文檔通常可以存儲在較便宜的位置，例如異地倉庫或金庫。
2.增強的安全性
文件安全對于許多企業來說至關重要。 DMS 可以更好地控制敏感文檔。可以在文件夾級別控制不同組或個人對文檔的訪問。此外，DMS 還會留下審計線索，記錄文檔的查看者、訪問時間以及修改方式。托管文檔具有高度可追溯性，并且可以標記為自動警報。
3.改善合規性
某些文檔的合規性要求可能非常復雜。不遵守規定可能會導致罰款、吊銷執照，在某些情況下還會導致刑事責任。 DMS 可以降低不合規風險。例如，記錄保留時間表可以自動化，新文檔可以更輕松地分類和存儲。
4.更容易檢索
搜索和檢索文檔非常耗時- 我們都知道時間就是金錢。事實上，查找錯誤歸檔文件和復制丟失文件的成本與紙質文件的平均處理時間有關。專業人士花費大量時間尋找但只需要很短時間閱讀的信息。適合您企業的文檔管理解決方案可以是一個強大且節省時間的工具。根據WhiteCode 實現的無代碼解決方案，DMS 可以通過文檔中的單詞或短語檢索文件（全文搜索），或者DMS 可以將索引類別應用于文檔或文件夾。與業務應用程序更輕松的集成有助于訪問關鍵信息。 DMS 還提供遠程訪問文檔的機會。只要有互聯網連接，幾乎可以從任何地方訪問文檔。
5.更好的協作
有了DMS，信息共享和協作將變得更加容易。可以從多個位置訪問從不同來源捕獲的文檔。電子成像使得通過電子郵件或網絡共享文檔成為可能。 DMS 提供了對業務流程的更高可視性，并實現更好的工作流程監控。可以允許和監控外部用戶的授權訪問。 DMS 還提供版本控制功能，允許在需要時恢復同一文檔的舊版本。
6.更好的備份和災難恢復
任何文檔管理解決方案都應包括數據備份和災難恢復計劃。使用數字檔案作為備份可以保護紙質文檔免受火災、洪水和其他災難的影響。借助DMS，文檔具有高度可追溯性，并且可以在多種條件下進行追蹤。
另外，由于圖像文檔集中存儲，因此查看后不會丟失或放錯地方。文件不太可能被錯誤提交，如果是這樣，可以使用交叉引用更輕松地找到它們。文檔在進入系統時可以進行數字化和存檔。
7.無形資產
文檔管理系統的無形效益僅包括：靈活性、競爭力、改善的客戶關系、安心、時間寶貴，節省時間是DMS的絕對優勢，它往往直接轉化為生產力的提高。更快、更高效的文檔檢索可提高員工士氣并提高客戶滿意度。此外，文檔管理解決方案還可以擴展，以滿足任何企業不斷變化的需求。
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