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企業，無論規模大小，無疑都需要兼顧眾多的項目、計劃、任務和人員。擁有解決方案可以幫助他們在規劃和運行項目時以準確、可預測和有利可圖的方式使一切井井有條。

項目管理軟件的好處是無窮無盡的。不久前，項目管理軟件由三樣東西代表：一支鉛筆、一張紙和一種方法論。

然而，時間在前進，技術在發展。如今，項目管理軟件程序用于項目規劃、時間管理、資源分配和變更管理。項目管理軟件是最有用的工具之一，可以幫助公司盡可能提高競爭力，并使您在行業中脫穎而出。

公司項目管理系統的基本功能

項目規劃—— 可以根據以前的跟蹤記錄輕松規劃項目。

跟蹤項目的完成情況、時間和成本進展—— 當事情偏離軌道時向合適的人員發出警報。

日程安排和時間管理—— 可以輕松地記錄工作項目的時間并考慮人們的工作日程。

資源分配—— 確保人們在正確的時間做正確的事情。

項目預算，包括人員成本—— 不僅檢查時間，還實時檢查分配的預算。

溝通與協作—— 輕松發表評論和疑慮，與外部利益相關者溝通，同時保留所有操作的完整歷史記錄。

文檔和文檔—— 直接或通過文檔輕松記錄需求、規格。

易于使用—— 軟件應該是實際工作的推動者，而不是障礙。

無需特定方法—— 支持公司分解任何項目、創建時間表、分配人員和管理預算的首選方法。

項目管理軟件主要目的是幫助項目經理度過不同的項目階段。在這方面，全套件平臺有很多優勢。結合項目規劃、資源管理、團隊協作、財務和計費、時間跟蹤和報告，您可以管理從報價到發票的項目。

如果說企業從多年的項目管理中學到了什么的話，那就是花在規劃項目上的大部分時間都被浪費了。但事情不一定非得這樣。項目管理軟件已經發展到可以讓您準確預測項目何時完成，捕獲成本、范圍和進度等約束。

先進項目管理解決方案的主要優點是項目規劃和調度的自動化。這樣的平臺不僅可以幫助項目專家為其項目奠定堅實的基礎，而且還提供了在執行之前識別里程碑、關鍵可交付成果和角色的工具。他們將使計劃保持最新狀態，并幫助根據您的基線跟蹤進度。

十年前，我們只能夢想減少程序開銷。項目管理軟件現在可以消除估算中的猜測，并自動分配可用的最佳資源。

因此，項目經理的角色通常意味著管理多個項目。可以肯定的是，通過采取更多舉措并同時領導它們，公司將變得更具競爭力和盈利能力。然而，多項目管理通常缺乏對多個項目進度和資源如何分配的可見性。項目管理軟件為每個人提供了已完成、正在運行和計劃中的項目的概覽，因此可以在各種瓶頸導致災難之前預防它們。

除了各種資源管理優勢之外，項目管理解決方案還旨在改善團隊協作。人們經常指定單個任務，這些任務是整個團隊正在努力完成的較大項目的一部分。項目管理軟件為員工提供了一種通過討論任務、時間表、依賴關系、未完成的工作等來協作進行項目的方法。

將項目管理軟件與看板結合使用，您可以讓每個人都了解情況，并確保項目團隊知道該做什么，并有一個優先的中心任務列表。這樣，您不僅可以與團隊保持一致，還可以減少返工并專注于持續、快節奏的服務交付。

預算是控制項目最重要的項目之一。任何企業的前進方向取決于您在所提供的預算范圍內交付的能力。項目管理軟件有助于控制從最初的工作說明書到最終交付的預算。

借助項目管理軟件，您可以通過關鍵財務指標了解每個項目的財務狀況，能夠跟蹤計劃支出與實際支出，并確定您在哪里賺錢或燒錢。在此處了解有關平臺這一方面的更多信息。

監控工作進度對于幾乎所有企業的長期成功都至關重要。專業軟件在監控項目階段中發揮著重要作用，可以洞察事情是否會按時完成。這是通過直接輸入報告機制的時鐘寄存器來實現的。項目管理軟件解決方案可以幫助您做出正確的決策，因為您將所有詳細信息集中在一個指定的位置。

因此，決策過程得到增強且更加準確。如果你問我，最好選擇一個涵蓋投資組合級別報告的平臺，但也允許你記錄、定制和分享更容易理解的見解。

項目管理軟件為團隊內部和外部的客戶和其他利益相關者開發了一個關于任務和項目的溝通渠道。例如，文檔共享，無論是在工具內還是在集成的第三方系統中，都使人們能夠找到實現透明度和溝通的全面信息。

除了內部溝通之外，公司還應該能夠與同一地點的客戶和供應商進行交談和協作。使用項目管理軟件，他們可以讓客戶登錄并僅查看與他們相關的項目數據。這樣，客戶就可以在一個地方提供直接反饋、進行編輯和審查項目進度。

項目管理軟件的另一個經常被提及的好處是提高了客戶滿意度。智能項目管理軟件提供了使這種客戶/供應商關系得以延續的工具。通過應用基本的項目管理軟件策略，您將縮小關注范圍，實現您的目標，并提高交付能力和成功率。

總而言之，所有這些優勢可以極大地改變業務運營。如果沒有項目管理軟件的好處，以項目為中心的公司將始終難以同時滿足三個約束：—— 預算、范圍和質量。

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