更新時間：2024-10-23 10:26:05
系統軟件開發
365合同管理軟件旨在創建、管理、跟蹤、存儲、保護和發送企業與其他方之間的合同和其他關鍵文檔。然而，僅僅了解什么是合同管理軟件并不能保證您最終會找到適合您獨特業務需求的最佳解決方案，我們將引導您了解如何選擇正確的合同管理系統。
什么是合同管理？
合同管理是指有人負責管理員工、供應商或其他方的合同。管理合同是一種被忽視的管理形式。合同管理是管理合同創建、執行和分析的過程，以最大限度地提高組織的運營和財務績效，同時最大限度地降低財務風險。組織面臨著降低成本和提高企業績效的越來越大的壓力。事實證明，合同管理是一個非常耗時的業務要素，這促進了對有效的自動化合同管理系統的需求。
合同管理系統用于管理法律合同的創建、談判、簽署、續簽和數據分析。它使業務團隊能夠在一個統一的工作空間中大規模自助服務、簽訂協議并管理日常合同。大多數涉及承包商的復雜項目現在都使用合同管理軟件，而不是依賴于紙質合同的手動管理。它已成為跟蹤涉及成本的多種活動的重要工具，對于自動化管理、確保合規性、監控風險、運行報告和觸發警報特別有用。除了這些類型的功能之外，合同管理軟件系統還為員工提供一個集中存儲庫，使員工可以在一個地方快速訪問所有合同。將合同存儲在多個位置可能會延遲并擾亂合同流程。合同管理軟件可以通過無代碼或低代碼開發平臺自主開發，也可以選擇個性化的定制開發服務，兩種方式都可以滿足需求。
合同管理系統的功能
公司的合同管理系統不僅列出了這些重要細節，還控制了公司賣家可能無法正常運作的風險。合同管理系統的功能包括：
倉儲企業標準化合同
核心工作流程管理系統，用于促進和管理新合同的起草和執行。
適應供應商關系及其互動的靈活性
供應商到期的里程碑日歷
合同生命周期內管理信息和活動的清單
合規監控
指示預期行為發生變化的警報
商定的交貨時間表以及跟蹤它們的能力
每個產品線和供應商的價格和預算。
記錄存托憑證以持有公司使用的實時合同和標準合同。
任何事件管理問題。
要求主管部門對任何不遵守合同的行為作出回應。
征求建議書(RFP) 管理包括：基于模板的創建。創建交互式和動態的工作流程管理。貫穿整個生命周期的結構化RFP 管理。
合同管理，包括：基于模板的創建。創建交互式和動態的工作流程管理。整個生命周期的結構化合同管理。
將顯示哪些合同的管理信息：具有最大的潛在風險、管理成本高昂、具有最大價值、即將續簽、管理時間過長。
合同管理系統的優點
當公司達到足夠規模或成長階段時，往往會在合同管理上進行投資，這意味著合同數量正在失控。這里的風險很快就會增加，因此現在是控制這一過程的好時機。
以下是實施合同管理系統的一些主要好處：
優點一：更快
從最終模板進行修改比從頭開始編寫文檔更快。以數字方式組織多個文檔比每次手動組織要快得多。物理合同中涉及的手動流程、協作、談判和簽名都可以更快地進行。
優點二：協作
您的新雇主已向您發送了一份合同。您想接受，但開始日期錯誤。你必須給他們打電話；他們在Word 文檔中進行更改，將其導出為PDF，打印，通過郵件發送，幾天后就會送達。但他們弄錯了你的地址。我們又去了。借助合同管理軟件，各方都可以立即更改實時文檔。
優點三：可共享
文件準備好后，可以將其鏈接通過電子郵件發送給所有相關方，無論是需要審閱該文件的同事還是需要簽署該文件的交易對手。
優點四：可搜索
在數字系統中存儲和管理合同意味著一定程度的可搜索性，與手動處理相比可以節省大量時間。在幾毫秒內以數字方式找到具體結果顯然比在文件柜中尋找線索更好。
優點五：安全性
過去，敏感合同的安全程度通常取決于其被鎖在文件柜中的程度。合同管理系統通常使用加密和復雜的網絡安全技術，將所有合同安全地鎖定在多層密碼后面。最好的解決方案具有極其強大的防御機制來保證數據安全。
優點六：定期備份
實物合同也容易因火災和洪水等不可預見的事件而丟失或毀壞，這可能使當事人不確定自己的權利和義務。合同管理系統解決方案可以無限期存儲文檔并定期備份，以消除丟失風險。
優點七：可擴展性
如果您每月需要10 個銷售協議突然變成500 個，那么您最不希望看到的就是法律瓶頸。用戶依賴合同管理軟件，因為他們可以快速增加創建的合同數量，而無需額外的人員或預算。解決方案需要易于采用才能成功擴展。
優點八：全球性
全球協議是企業不再需要承擔的業務成本。用戶現在可以立即使用合同管理軟件來確保與世界另一端的客戶簽訂服務提供商協議，并且無論身在何處都可以共享和協作處理法律文件。
優點九：無限性
公司可能需要保留數千份合同，這個數字只會隨著時間的推移而增長。合同管理軟件意味著這個存儲問題是云存儲問題，而不是倉庫采購問題。找到合同也很容易，而不必從地下室挖出實際的副本。
選擇合適的合同管理系統
在不斷發展的過程中，隨著業務量的積累，簽訂的合同數量逐漸增多，大量的合同信息需要人工處理。如果仍然按照傳統方式管理合同，將會引發一系列問題。工作效率低下，合同信息核對過程麻煩，阻礙了企業的發展。推來客合同管理系統應運而生。所有合同信息統一在線管理，自動統計合同金額，記錄合同違約信息、索賠信息、賬單信息。通過使用此管理系統，您可以輕松管理所有合同文檔、跟蹤支出、協商更好的交易并降低財務風險。其他有益的成果包括有機會消除多余的庫存、提高合同合規性和團隊效率。
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